Blog

Rejestr fundacji rodzinnych prowadzony jest wyłącznie przez Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim. Od wejścia w życie ustawy o fundacji rodzinnej – a więc od 22 maja 2023 r. – do końca 2025 r. wpisano do niego już ponad 3 tys. fundacji. Mimo tak dużej liczby spraw, rejestr, prowadzony w systemie informatycznym, nie zapewnia powszechnego, samoobsługowego dostępu online, w tym w szczególności nie jest dostępny przez stronę internetową Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim ani nie umożliwia samodzielnego uzyskiwania dokumentów z rejestru przez Internet, a informacje z rejestru udostępniane są w siedzibie sądu rejestrowego. Takie rozwiązanie znacząco utrudnia sprawne rozpoczęcie działalności fundacji rodzinnej oraz generuje inne praktyczne problemy dla fundatorów. Ministerstwo Sprawiedliwości proceduje jednak projekt istotnych zmian w obowiązującym rozporządzeniu. 

 Z jakimi problemami mierzą się fundatorzy 

Brak dostępnego elektronicznie dla każdego zainteresowanego rejestru fundacji rodzinnych powoduje, po pierwsze, istotne trudności w faktycznym rozpoczęciu działalności przez fundację rodzinną. Po rejestracji, w praktyce każda fundacja rodzinna do działania potrzebuje urzędowo poświadczonego odpisu z rejestru fundacji rodzinnych, aby wykazać swoją osobowość prawną oraz umocowanie osób ją reprezentujących wobec kontrahentów i instytucji. Dotyczy to w szczególności otwarcia rachunków bankowych przez fundację oraz dokonania wszelkich czynności notarialnych i administracyjnych. W praktyce oczekiwanie na taki odpis, po złożeniu wniosku tradycyjną pocztą, bywa długie i może trwać nawet kilka miesięcy. 

Po drugie, taki sposób prowadzenia rejestru powoduje także poważny problem, gdy dochodzi do użycia przez fundatora, zwykle nieświadomie, nazwy już „zajętej”, czyli nazwy użytej już przez inną wpisaną do rejestru fundację rodzinną. W takiej sytuacji sąd kieruje do fundatora wezwanie do usunięcia braków, zazwyczaj w terminie 7 dni – poprzez zmianę nazwy fundacji na inną, co w praktyce oznacza konieczność zmiany nazwy zarówno w statucie fundacji rodzinnej, jak i w akcie założycielskim na koszt fundatora. Niewykonanie takiego wezwania, w praktyce sądu rejestrowego, bywa zastrzegane pod rygorem oddalenia wniosku, a więc pod rygorem zamknięcia drogi do rejestracji fundacji w danym kształcie. Obecnie weryfikacja, czy wybrana nazwa jest oryginalna, zasadniczo możliwa jest tylko poprzez osobistą wizytę w Sądzie Okręgowym w Piotrkowie Trybunalskim i przeglądanie informacji z rejestru na miejscu, pod nadzorem pracownika sądu. 

Planowane zmiany w rozporządzeniu – na co może liczyć fundator? 

Pod koniec 2025 r. zaprezentowano projekt rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości zmieniającego rozporządzenie w sprawie rejestru fundacji rodzinnych (nr wykazu prac B883). Nowelizacja zakłada, między innymi, zmiany w sposobie pozyskiwania dokumentów i informacji z rejestru uregulowanym w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 maja 2023 r. w sprawie rejestru fundacji rodzinnych. Projekt przewiduje udostępnianie na stronie sądu rejestrowego informacji z rejestru, które będą mogły być samodzielnie pobierane w formie wydruku komputerowego odpowiadającego treści odpisu albo zaświadczenia. Projekt przewiduje też możliwość uzyskiwania odpisów i zaświadczeń z rejestru w postaci elektronicznej na wniosek przesłany na adres poczty elektronicznej sądu rejestrowego, opatrzony podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym wraz z dowodem uiszczenia opłaty kancelaryjnej. 

Ogólny kierunek prac legislacyjnych prowadzonych obecnie przez Ministerstwo Sprawiedliwości odpowiada więc na wiele z dotychczasowych problemów, jakie pojawiły się przy prowadzeniu rejestru fundacji rodzinnych przez Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim. Jednakże, nawet jeśli te prace legislacyjne zostaną pomyślnie ukończone, zmiany będą miały ograniczony zakres i wciąż daleko będzie do realizacji – wielokrotnie zgłaszanego przez środowisko fundatorów i prawników – postulatu pełnej cyfryzacji rejestru dla fundacji rodzinnych, na wzór o wiele sprawniej działającego systemu teleinformatycznego Krajowego Rejestru Sądowego. 

Co więcej, proponowane rozwiązania nie przewidują, aby samodzielnie pobierany na stronie internetowej Sądu Okręgowego wydruk odpisu z rejestru fundacji rodzinnych był zrównany co do mocy z dokumentem urzędowym. A to istotnie odróżniać będzie ten system od Krajowego Rejestru Sądowego, gdzie samodzielnie pobrane z wyszukiwarki na stronie internetowej tego rejestru wydruki komputerowe mają moc zrównaną z dokumentami urzędowymi wydawanymi na wniosek przez Centralną Informację KRS. 

Wnioski dla fundatorów 

Podsumowując, osobom zainteresowanym założeniem fundacji rodzinnej pozostaje dziś uzbroić się w cierpliwość i dołożyć szczególnych starań na etapie jej zakładania i rozpoczynania działalności. Można też powierzyć cały proces wyspecjalizowanym podmiotom, które znając aktualną praktykę sądową, są w stanie bezpiecznie przeprowadzić fundację rodzinną przez całe postępowanie rejestrowe, a następnie wesprzeć jej dalsze prawidłowe funkcjonowanie. 

Po niemal trzech latach funkcjonowania fundacji rodzinnych w Polsce coraz wyraźniej widać trudności, z jakimi fundatorzy mierzą się już na etapie wpisu fundacji rodzinnej do rejestru. Praktyka Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim pokazuje, że organ ten przyjmuje szeroki katalog obowiązkowych elementów formalnych dla wniosków rejestracyjnych. Często jest on szerszy niż wynika to z literalnej treści ustawy z dnia 26 stycznia 2023 r. o fundacji rodzinnej, wprowadzającej tę instytucję do polskiego porządku prawnego.

Konsekwencje zwrotu wniosku mogą być poważne dla sytuacji prawnej fundacji rodzinnej. Zwrócony wniosek nie wywołuje skutków prawnych, jakie ustawa wiąże z prawidłowym wniesieniem pisma (art. 130 § 2 k.p.c.). Jeżeli zatem w toku sprawy zakończonej takim zwrotem upłynął sześciomiesięczny termin z art. 85 ustawy o fundacji rodzinnej – a postępowania rejestrowe przed tym sądem trwają średnio co najmniej kilka miesięcy – droga do zarejestrowania danej fundacji rodzinnej zostaje zamknięta. Ponowne wniesienie wniosku prowadzić będzie do jego oddalenia. W konsekwencji zwrot wniosku z powodów formalnych niekiedy przesądza nie tylko o opóźnieniu rejestracji i rozpoczęcia działalności przez fundację, lecz nawet o utracie realnej możliwości wpisu danej fundacji rodzinnej do rejestru oraz o jej rozwiązaniu z mocy prawa.

Nieoczywiste błędy formalne

Najczęściej wskazywane przez sąd rejestrowy braki mają pozornie techniczny charakter: brak opłaty, braki w pełnomocnictwie, brak zaświadczeń o niekaralności członków organów, brak oświadczeń o zgodzie na pełnienie funkcji, brak podpisów albo brak wymaganych dokumentów w oryginale bądź w formie uwierzytelnionej. W praktyce jednak te ogólne kategorie mogą kryć nieoczywiste pułapki dla fundatorów.

Po pierwsze, sąd przywiązuje dużą wagę do formy dokumentów i prezentuje odmienne podejście do rozumienia „oryginałów” oraz do sposobu poświadczania odpisów, niż wynika to z praktyki znanej wnioskodawcom np. z postępowań rejestrowych prowadzonych przez KRS. W szczególności w wielu sprawach akcentowana była konieczność przedłożenia osobnych, własnoręcznie podpisanych oświadczeń członków organów fundacji o zgodzie na pełnienie funkcji, zgodnie z obsadą wynikającą ze statutu. Dotyczy to także fundacji rodzinnych, w których zgodnie ze statutem beneficjentami mają być osoby małoletnie, ponieważ wówczas oczekiwane są również oświadczenia przedstawicieli ustawowych. Wyjątkiem pozostają zaświadczenia o niekaralności, co do których sąd akceptuje ich złożenie w postaci dokumentów elektronicznych, ale wyłącznie w jednym, ściśle określonym formacie (.xml). Wprawdzie możliwe jest złożenie, zamiast oryginałów, uwierzytelnionych kopii takich oświadczeń, jednak sąd rejestrowy konsekwentnie przyjmuje również, że w postępowaniu o wpis fundacji rodzinnej pełnomocnik procesowy nie może poświadczać odpisów dokumentów za zgodność z oryginałem (ponieważ nie znajduje w tym postępowaniu odpowiedniego zastosowania art. 129 § 2-4 k.p.c.).

Po drugie, sąd rejestrowy przyjmuje szerokie podejście do tego, co w praktyce powinno znaleźć się w komplecie dokumentów. Przykładowo, w odniesieniu do spisu mienia wnoszonego do fundacji rodzinnej na pokrycie funduszu założycielskiego przepisy nie przewidują, aby stanowił on obligatoryjny element zgłoszenia fundacji rodzinnej, ale w praktyce brak załączenia spisu mienia najczęściej powoduje wezwanie do uzupełnienia wniosku – pod rygorem jego zwrotu z powodu braków formalnych.

Po trzecie, problemy może wywołać nawet sama nazwa fundacji. W kilku sprawach sąd wzywał do jej zmiany z powodu wcześniejszego użycia identycznej nazwy przez innego fundatora, o czym składający wniosek kolejny fundator może po prostu nie wiedzieć. Takiej sytuacji można byłoby uniknąć, gdyby fundatorzy mieli powszechny i szybki dostęp do danych rejestrowych online. Na tę chwilę udostępnianie informacji z rejestru fundacji rodzinnych następuje jednak jedynie w siedzibie sądu rejestrowego.

Wreszcie, istotny z punktu widzenia spełnienia wymogów formalnych jest także odpowiedni sposób udokumentowania pokrycia funduszu założycielskiego rejestrowanej fundacji. Jeżeli fundator wnosi wyłącznie środki pieniężne, ryzyk formalnych jest mniej. Gdy jednak w grę wchodzą składniki majątkowe inne niż pieniądz, np. udziały, akcje albo nieruchomości, sąd w praktyce oczekuje wykazania, że przeniesienie mienia na fundację było skuteczne. Z kolei, gdy majątek może być objęty wspólnością majątkową małżeńską, sąd oczekuje również udokumentowania kwestii zgody małżonka.

Wniosek musi być kompletny – i złożony jak najszybciej

Podsumowując – poza sporządzeniem statutu, który w sposób prawidłowy reguluje działanie wszystkich organów fundacji – równie istotne dla fundatorów powinno być dopilnowanie, aby wniosek o wpis składany do rejestru był kompletny i w pełni zgodny z oczekiwaniami wynikającymi z aktualnej praktyki sądowej. Ponadto, z rygoryzmu sądu rejestrowego wynika, że w praktyce najbezpieczniejsze będzie skierowanie go do sądu niezwłocznie po sporządzeniu statutu i aktu założycielskiego. W razie ewentualnego zwrotu wniosku możliwe będzie wówczas ponowne jego złożenie przed upływem sześciomiesięcznego terminu z art. 85 ustawy o fundacji rodzinnej.

Fundacja rodzinna z założenia ma służyć stabilności i porządkowi w sprawach majątkowych rodziny. Warto, aby ten porządek zaczął się już na etapie rejestracji.  Pozornie drobne braki formalne mogą zadecydować o tym, czy fundacja powstanie w planowanym czasie, czy też utknie w proceduralnym labiryncie.