Rejestr fundacji rodzinnych prowadzony jest wyłącznie przez Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim. Od wejścia w życie ustawy o fundacji rodzinnej – a więc od 22 maja 2023 r. – do końca 2025 r. wpisano do niego już ponad 3 tys. fundacji. Mimo tak dużej liczby spraw, rejestr, prowadzony w systemie informatycznym, nie zapewnia powszechnego, samoobsługowego dostępu online, w tym w szczególności nie jest dostępny przez stronę internetową Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim ani nie umożliwia samodzielnego uzyskiwania dokumentów z rejestru przez Internet, a informacje z rejestru udostępniane są w siedzibie sądu rejestrowego. Takie rozwiązanie znacząco utrudnia sprawne rozpoczęcie działalności fundacji rodzinnej oraz generuje inne praktyczne problemy dla fundatorów. Ministerstwo Sprawiedliwości proceduje jednak projekt istotnych zmian w obowiązującym rozporządzeniu.
Z jakimi problemami mierzą się fundatorzy
Brak dostępnego elektronicznie dla każdego zainteresowanego rejestru fundacji rodzinnych powoduje, po pierwsze, istotne trudności w faktycznym rozpoczęciu działalności przez fundację rodzinną. Po rejestracji, w praktyce każda fundacja rodzinna do działania potrzebuje urzędowo poświadczonego odpisu z rejestru fundacji rodzinnych, aby wykazać swoją osobowość prawną oraz umocowanie osób ją reprezentujących wobec kontrahentów i instytucji. Dotyczy to w szczególności otwarcia rachunków bankowych przez fundację oraz dokonania wszelkich czynności notarialnych i administracyjnych. W praktyce oczekiwanie na taki odpis, po złożeniu wniosku tradycyjną pocztą, bywa długie i może trwać nawet kilka miesięcy.
Po drugie, taki sposób prowadzenia rejestru powoduje także poważny problem, gdy dochodzi do użycia przez fundatora, zwykle nieświadomie, nazwy już „zajętej”, czyli nazwy użytej już przez inną wpisaną do rejestru fundację rodzinną. W takiej sytuacji sąd kieruje do fundatora wezwanie do usunięcia braków, zazwyczaj w terminie 7 dni – poprzez zmianę nazwy fundacji na inną, co w praktyce oznacza konieczność zmiany nazwy zarówno w statucie fundacji rodzinnej, jak i w akcie założycielskim na koszt fundatora. Niewykonanie takiego wezwania, w praktyce sądu rejestrowego, bywa zastrzegane pod rygorem oddalenia wniosku, a więc pod rygorem zamknięcia drogi do rejestracji fundacji w danym kształcie. Obecnie weryfikacja, czy wybrana nazwa jest oryginalna, zasadniczo możliwa jest tylko poprzez osobistą wizytę w Sądzie Okręgowym w Piotrkowie Trybunalskim i przeglądanie informacji z rejestru na miejscu, pod nadzorem pracownika sądu.
Planowane zmiany w rozporządzeniu – na co może liczyć fundator?
Pod koniec 2025 r. zaprezentowano projekt rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości zmieniającego rozporządzenie w sprawie rejestru fundacji rodzinnych (nr wykazu prac B883). Nowelizacja zakłada, między innymi, zmiany w sposobie pozyskiwania dokumentów i informacji z rejestru uregulowanym w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 maja 2023 r. w sprawie rejestru fundacji rodzinnych. Projekt przewiduje udostępnianie na stronie sądu rejestrowego informacji z rejestru, które będą mogły być samodzielnie pobierane w formie wydruku komputerowego odpowiadającego treści odpisu albo zaświadczenia. Projekt przewiduje też możliwość uzyskiwania odpisów i zaświadczeń z rejestru w postaci elektronicznej na wniosek przesłany na adres poczty elektronicznej sądu rejestrowego, opatrzony podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym wraz z dowodem uiszczenia opłaty kancelaryjnej.
Ogólny kierunek prac legislacyjnych prowadzonych obecnie przez Ministerstwo Sprawiedliwości odpowiada więc na wiele z dotychczasowych problemów, jakie pojawiły się przy prowadzeniu rejestru fundacji rodzinnych przez Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim. Jednakże, nawet jeśli te prace legislacyjne zostaną pomyślnie ukończone, zmiany będą miały ograniczony zakres i wciąż daleko będzie do realizacji – wielokrotnie zgłaszanego przez środowisko fundatorów i prawników – postulatu pełnej cyfryzacji rejestru dla fundacji rodzinnych, na wzór o wiele sprawniej działającego systemu teleinformatycznego Krajowego Rejestru Sądowego.
Co więcej, proponowane rozwiązania nie przewidują, aby samodzielnie pobierany na stronie internetowej Sądu Okręgowego wydruk odpisu z rejestru fundacji rodzinnych był zrównany co do mocy z dokumentem urzędowym. A to istotnie odróżniać będzie ten system od Krajowego Rejestru Sądowego, gdzie samodzielnie pobrane z wyszukiwarki na stronie internetowej tego rejestru wydruki komputerowe mają moc zrównaną z dokumentami urzędowymi wydawanymi na wniosek przez Centralną Informację KRS.
Wnioski dla fundatorów
Podsumowując, osobom zainteresowanym założeniem fundacji rodzinnej pozostaje dziś uzbroić się w cierpliwość i dołożyć szczególnych starań na etapie jej zakładania i rozpoczynania działalności. Można też powierzyć cały proces wyspecjalizowanym podmiotom, które znając aktualną praktykę sądową, są w stanie bezpiecznie przeprowadzić fundację rodzinną przez całe postępowanie rejestrowe, a następnie wesprzeć jej dalsze prawidłowe funkcjonowanie.