Po niemal trzech latach funkcjonowania fundacji rodzinnych w Polsce coraz wyraźniej widać trudności, z jakimi fundatorzy mierzą się już na etapie wpisu fundacji rodzinnej do rejestru. Praktyka Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim pokazuje, że organ ten przyjmuje szeroki katalog obowiązkowych elementów formalnych dla wniosków rejestracyjnych. Często jest on szerszy niż wynika to z literalnej treści ustawy z dnia 26 stycznia 2023 r. o fundacji rodzinnej, wprowadzającej tę instytucję do polskiego porządku prawnego.

Konsekwencje zwrotu wniosku mogą być poważne dla sytuacji prawnej fundacji rodzinnej. Zwrócony wniosek nie wywołuje skutków prawnych, jakie ustawa wiąże z prawidłowym wniesieniem pisma (art. 130 § 2 k.p.c.). Jeżeli zatem w toku sprawy zakończonej takim zwrotem upłynął sześciomiesięczny termin z art. 85 ustawy o fundacji rodzinnej – a postępowania rejestrowe przed tym sądem trwają średnio co najmniej kilka miesięcy – droga do zarejestrowania danej fundacji rodzinnej zostaje zamknięta. Ponowne wniesienie wniosku prowadzić będzie do jego oddalenia. W konsekwencji zwrot wniosku z powodów formalnych niekiedy przesądza nie tylko o opóźnieniu rejestracji i rozpoczęcia działalności przez fundację, lecz nawet o utracie realnej możliwości wpisu danej fundacji rodzinnej do rejestru oraz o jej rozwiązaniu z mocy prawa.

Nieoczywiste błędy formalne

Najczęściej wskazywane przez sąd rejestrowy braki mają pozornie techniczny charakter: brak opłaty, braki w pełnomocnictwie, brak zaświadczeń o niekaralności członków organów, brak oświadczeń o zgodzie na pełnienie funkcji, brak podpisów albo brak wymaganych dokumentów w oryginale bądź w formie uwierzytelnionej. W praktyce jednak te ogólne kategorie mogą kryć nieoczywiste pułapki dla fundatorów.

Po pierwsze, sąd przywiązuje dużą wagę do formy dokumentów i prezentuje odmienne podejście do rozumienia „oryginałów” oraz do sposobu poświadczania odpisów, niż wynika to z praktyki znanej wnioskodawcom np. z postępowań rejestrowych prowadzonych przez KRS. W szczególności w wielu sprawach akcentowana była konieczność przedłożenia osobnych, własnoręcznie podpisanych oświadczeń członków organów fundacji o zgodzie na pełnienie funkcji, zgodnie z obsadą wynikającą ze statutu. Dotyczy to także fundacji rodzinnych, w których zgodnie ze statutem beneficjentami mają być osoby małoletnie, ponieważ wówczas oczekiwane są również oświadczenia przedstawicieli ustawowych. Wyjątkiem pozostają zaświadczenia o niekaralności, co do których sąd akceptuje ich złożenie w postaci dokumentów elektronicznych, ale wyłącznie w jednym, ściśle określonym formacie (.xml). Wprawdzie możliwe jest złożenie, zamiast oryginałów, uwierzytelnionych kopii takich oświadczeń, jednak sąd rejestrowy konsekwentnie przyjmuje również, że w postępowaniu o wpis fundacji rodzinnej pełnomocnik procesowy nie może poświadczać odpisów dokumentów za zgodność z oryginałem (ponieważ nie znajduje w tym postępowaniu odpowiedniego zastosowania art. 129 § 2-4 k.p.c.).

Po drugie, sąd rejestrowy przyjmuje szerokie podejście do tego, co w praktyce powinno znaleźć się w komplecie dokumentów. Przykładowo, w odniesieniu do spisu mienia wnoszonego do fundacji rodzinnej na pokrycie funduszu założycielskiego przepisy nie przewidują, aby stanowił on obligatoryjny element zgłoszenia fundacji rodzinnej, ale w praktyce brak załączenia spisu mienia najczęściej powoduje wezwanie do uzupełnienia wniosku – pod rygorem jego zwrotu z powodu braków formalnych.

Po trzecie, problemy może wywołać nawet sama nazwa fundacji. W kilku sprawach sąd wzywał do jej zmiany z powodu wcześniejszego użycia identycznej nazwy przez innego fundatora, o czym składający wniosek kolejny fundator może po prostu nie wiedzieć. Takiej sytuacji można byłoby uniknąć, gdyby fundatorzy mieli powszechny i szybki dostęp do danych rejestrowych online. Na tę chwilę udostępnianie informacji z rejestru fundacji rodzinnych następuje jednak jedynie w siedzibie sądu rejestrowego.

Wreszcie, istotny z punktu widzenia spełnienia wymogów formalnych jest także odpowiedni sposób udokumentowania pokrycia funduszu założycielskiego rejestrowanej fundacji. Jeżeli fundator wnosi wyłącznie środki pieniężne, ryzyk formalnych jest mniej. Gdy jednak w grę wchodzą składniki majątkowe inne niż pieniądz, np. udziały, akcje albo nieruchomości, sąd w praktyce oczekuje wykazania, że przeniesienie mienia na fundację było skuteczne. Z kolei, gdy majątek może być objęty wspólnością majątkową małżeńską, sąd oczekuje również udokumentowania kwestii zgody małżonka.

Wniosek musi być kompletny – i złożony jak najszybciej

Podsumowując – poza sporządzeniem statutu, który w sposób prawidłowy reguluje działanie wszystkich organów fundacji – równie istotne dla fundatorów powinno być dopilnowanie, aby wniosek o wpis składany do rejestru był kompletny i w pełni zgodny z oczekiwaniami wynikającymi z aktualnej praktyki sądowej. Ponadto, z rygoryzmu sądu rejestrowego wynika, że w praktyce najbezpieczniejsze będzie skierowanie go do sądu niezwłocznie po sporządzeniu statutu i aktu założycielskiego. W razie ewentualnego zwrotu wniosku możliwe będzie wówczas ponowne jego złożenie przed upływem sześciomiesięcznego terminu z art. 85 ustawy o fundacji rodzinnej.

Fundacja rodzinna z założenia ma służyć stabilności i porządkowi w sprawach majątkowych rodziny. Warto, aby ten porządek zaczął się już na etapie rejestracji.  Pozornie drobne braki formalne mogą zadecydować o tym, czy fundacja powstanie w planowanym czasie, czy też utknie w proceduralnym labiryncie.